Política de Privacidad

1. Introducción

AstraChat ("nosotros" o "nuestro"), operado por iGenius Tech SRL bajo su marca Astra Nexo, se compromete a proteger sus datos personales en cumplimiento con la Ley 8968 de Costa Rica (Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales) y su reglamento, conforme lo establece la PRODHAB (Agencia de Protección de Datos de los Habitantes). Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestra plataforma de atención al cliente en chat.astranexo.com.

2. Responsabilidad sobre los datos personales

iGenius Tech SRL opera AstraChat bajo su marca Astra Nexo. Utilizamos la información de cuenta, facturación y seguridad del servicio para administrarlo. Su organización determina cómo utiliza los contactos y las conversaciones de sus clientes que conecta a AstraChat; procesamos ese contenido por su cuenta para prestar el servicio configurado. Las solicitudes sobre las conversaciones de un negocio deben dirigirse a ese negocio. Para consultas sobre los datos que tratamos nosotros, contacte con [email protected].

3. Base Legal para el Tratamiento

Conforme a la Ley 8968, procesamos datos personales con base en los siguientes fundamentos legales:

• Consentimiento expreso conforme lo requiere el Artículo 5 de la Ley 8968, el cual usted otorga al crear una cuenta o utilizar nuestros servicios.
• Necesidad contractual para la prestación de nuestros servicios de plataforma de atención al cliente, donde el tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones hacia usted.
• Intereses legítimos para la prevención de fraude, seguridad y mejora de nuestros servicios, siempre que estos intereses no prevalezcan sobre sus derechos y libertades fundamentales.

4. Requisitos de Consentimiento

Conforme al Artículo 5 de la Ley 8968, los siguientes requisitos de consentimiento aplican al tratamiento de sus datos personales:

• El consentimiento debe ser expreso, previo e informado. Siempre se le informará qué datos se recopilan y por qué antes de solicitar su consentimiento.
• El consentimiento debe ser otorgado libremente y puede ser revocado en cualquier momento sin efecto retroactivo, contactando a [email protected].
• El consentimiento para el tratamiento de datos es independiente de cualquier otro acuerdo contractual. Aceptar nuestros Términos de Servicio no constituye automáticamente consentimiento para todas las actividades de tratamiento de datos.
• El tratamiento de datos especiales o sensibles (como información de salud, opiniones políticas, creencias religiosas o datos biométricos) requiere consentimiento escrito explícito. AstraChat no recopila intencionalmente datos sensibles.

5. Información que Recopilamos

Información de Cuenta

Cuando usted crea una cuenta, recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y detalles de su organización. Si usted es agente o administrador, también almacenamos su rol, asignaciones de equipo y credenciales de autenticación.

Datos de Conversaciones

Procesamos y almacenamos mensajes intercambiados a través de la plataforma, incluyendo mensajes de WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, correo electrónico, Telegram y chat web. Esto incluye contenido de texto, archivos adjuntos, marcas de tiempo y metadatos de mensajes. Estos datos son necesarios para proveer nuestros servicios de atención al cliente.

Información de Contacto

Almacenamos los datos de contacto de personas que se comunican a través de sus canales conectados, incluyendo nombres, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, identificadores de redes sociales y cualquier etiqueta o nota que su equipo asocie con los contactos.

Datos de Uso

Recopilamos información sobre cómo interactúa con la plataforma, incluyendo horarios de inicio de sesión, direcciones IP, tipo de navegador, funciones utilizadas y métricas de rendimiento para fines de reportes y mejora del servicio.

6. Cómo Usamos su Información

Utilizamos la información que recopilamos para los siguientes fines:

• Proveer, operar y mantener la plataforma AstraChat y sus funcionalidades
• Enrutar y entregar mensajes a través de los canales de comunicación conectados
• Autenticar usuarios y gestionar permisos de acceso
• Generar reportes, análisis y métricas de rendimiento para su equipo
• Potenciar funciones de IA como resúmenes de conversaciones, respuestas sugeridas y asistencia a agentes
• Enviar notificaciones de la plataforma, actualizaciones del servicio y comunicaciones administrativas
• Mejorar nuestros servicios, desarrollar nuevas funcionalidades y optimizar el rendimiento de la plataforma
• Garantizar la seguridad, detectar fraudes y prevenir el uso indebido de nuestra plataforma
• Cumplir con obligaciones legales y responder a solicitudes lícitas de las autoridades

7. Divulgación sobre Procesamiento de IA

AstraChat incluye funciones impulsadas por IA (Captain AI) que pueden resumir conversaciones, sugerir respuestas, redactar borradores de respuestas y asistir a los agentes para brindar una atención al cliente más rápida y precisa.

Cuando estas funciones son habilitadas por su organización, el contenido de las conversaciones puede ser procesado por modelos de lenguaje de IA. Este procesamiento se realiza únicamente para asistir a su equipo de soporte y mejorar la calidad del servicio.

Importante: El procesamiento de IA se utiliza para asistir a los agentes, no para entrenar modelos de IA con sus datos. Los datos de sus conversaciones no se utilizan para entrenar ni ajustar ningún modelo de IA de terceros.

Los usuarios pueden solicitar la desactivación del procesamiento de IA para sus conversaciones en cualquier momento, contactando al administrador de su organización o comunicándose con nosotros en [email protected].

8. Compartición de Datos y Transferencias Internacionales

No vendemos su información personal. Conforme al Artículo 14 de la Ley 8968, podemos compartir datos con las siguientes categorías de destinatarios:

• Proveedores de Canales: Los mensajes se transmiten a través de WhatsApp (Meta), Facebook Messenger (Meta), Instagram (Meta), Telegram y proveedores de correo electrónico según sea necesario para entregar sus comunicaciones. Cada proveedor tiene su propia política de privacidad que rige los datos en su plataforma.
• Alojamiento e infraestructura: AstraChat está alojado y administrado por iGenius Tech SRL. Cloudflare presta servicios de DNS. La información puede pasar por la infraestructura utilizada para operar y proteger el servicio.
• Proveedores de Modelos de IA: Cuando las funciones de IA están habilitadas, fragmentos de conversaciones pueden enviarse a proveedores de modelos de IA para su procesamiento. Los datos se transmiten de forma segura y no son retenidos por los proveedores para fines de entrenamiento.
• Requisitos Legales: Podemos divulgar información si así lo exige la ley, regulación, proceso legal o solicitud gubernamental, o para proteger nuestros derechos, seguridad y propiedad.
• Pagos: Stripe procesa el pago, las suscripciones, los métodos de pago y los datos de facturación. Los datos de tarjeta se introducen directamente en Stripe; AstraChat conserva los identificadores y el estado de la suscripción necesarios para gestionar el acceso.
• Solicitudes de contacto: El formulario de contacto por correo de nuestro sitio envía la información introducida a través de nuestro servicio Zoho Mail a [email protected]. También puede contactarnos por WhatsApp; el mensaje preparado identifica AstraChat como origen.

9. Derechos del Titular de los Datos

Conforme a los Artículos 5 a 8 de la Ley 8968, usted tiene los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• Derecho de Acceso: Usted tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que mantenemos sobre usted, incluyendo información sobre cómo se procesan y con quién se han compartido.
• Derecho de Rectificación: Usted tiene derecho a solicitar la corrección de datos personales inexactos o incompletos que mantengamos sobre usted.
• Derecho de Supresión: Usted tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recopilados, o cuando retire su consentimiento.
• Derecho de Oposición: Usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias, incluyendo el tratamiento basado en intereses legítimos.
• Derecho a la Portabilidad: Usted tiene derecho a solicitar que exportemos sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho de Revocación: Usted tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de datos en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en [email protected]. Responderemos a su solicitud dentro de 5 días hábiles según lo requiere la Ley 8968. Es posible que se le solicite verificar su identidad antes de procesar su solicitud.

10. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas estándar de la industria para proteger sus datos personales, incluyendo:

• Transmisión de datos cifrada mediante protocolos TLS/SSL para todas las comunicaciones
• Controles de acceso con permisos basados en roles y autenticación segura
• Revisiones de seguridad periódicas y evaluaciones de vulnerabilidades
• Almacenamiento cifrado de datos en reposo para información sensible
• Capacitación del personal en protección de datos y mejores prácticas de seguridad

Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet ni método de almacenamiento electrónico es 100% seguro. Aunque nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger sus datos personales, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

11. Retención de Datos

Retenemos sus datos personales mientras su cuenta esté activa o según sea necesario para proveer nuestros servicios. Los datos de conversaciones se retienen de acuerdo con la configuración de retención establecida por su organización.

Cuando una cuenta es cerrada o eliminada, eliminaremos o anonimizaremos sus datos personales dentro de un período razonable, a menos que estemos obligados a retenerlos por requisitos legales o regulatorios.

Puede solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento contactando a [email protected]. Las solicitudes de eliminación se procesarán dentro de los plazos establecidos por la Ley 8968.

12. Notificación de Violación de Datos

En caso de una violación de datos personales, nos comprometemos a la transparencia y el cumplimiento de los requisitos de notificación de la Ley 8968:

• Notificaremos a la PRODHAB (Agencia de Protección de Datos de los Habitantes) dentro de 5 días hábiles desde el descubrimiento de una violación de datos que afecte datos personales.
• Notificaremos a los usuarios afectados sin demora indebida una vez que la violación haya sido confirmada y evaluada.
• Las notificaciones incluirán la naturaleza de la violación, las categorías de datos personales afectados, el número estimado de personas impactadas, las consecuencias probables de la violación y las medidas tomadas o propuestas para abordar la violación y mitigar sus efectos.

13. Cookies

La aplicación usa cookies esenciales para sesiones y seguridad. Las páginas públicas usan Cloudflare Web Analytics sin cookies en regiones admitidas. Google Analytics es opcional y se inicia solo al activarlo en Preferencias de analítica, en el pie de página. Sus cookies de medición permanecen en este producto. Excluimos páginas de cuenta, mensajes, contenido de formularios y enlaces sensibles. Cloudflare y Google procesan datos de medición según sus propias políticas; el procesamiento puede ocurrir fuera de Costa Rica. Puedes cambiar tu elección en el pie de página. Rechazar Google Analytics no afecta el servicio.

14. Datos de Menores

AstraChat no está destinado para el uso de personas menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado datos personales de una persona menor de 18 años, tomaremos medidas para eliminar esa información de manera inmediata. Si usted cree que un menor nos ha proporcionado datos personales, por favor contáctenos en [email protected].

15. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología, requisitos legales u otros factores. Para cambios significativos, le notificaremos publicando un aviso destacado en nuestra plataforma o enviando una notificación a su dirección de correo electrónico registrada. El uso continuado de AstraChat después de dichos cambios constituye su aceptación de la Política de Privacidad actualizada. Le recomendamos revisar esta página periódicamente.

16. Autoridad Competente

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de Costa Rica, específicamente la Ley 8968 (Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales) y su reglamento. La autoridad supervisora para la protección de datos en Costa Rica es la PRODHAB (Agencia de Protección de Datos de los Habitantes). Si usted considera que sus derechos de protección de datos han sido vulnerados, tiene derecho a presentar una denuncia directamente ante la PRODHAB en www.prodhab.go.cr.

17. Contacto

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes sobre esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, por favor contáctenos: