Configuración del Perfil
Mantener tu perfil actualizado ayuda a tu equipo a identificarte y asegura que los clientes vean la información correcta cuando respondes a sus mensajes.
Cómo actualizar tu perfil
- 1 Haz clic en el ícono de perfil en la esquina inferior izquierda de la barra lateral.
- 2 Selecciona Configuración Personal.
- 3 Desde aquí puedes actualizar lo siguiente:
- Nombre para Mostrar — El nombre que se muestra a tus compañeros de equipo y, dependiendo de la configuración del canal, a los clientes.
- Correo Electrónico — Tu correo de inicio de sesión y la dirección utilizada para notificaciones por email.
- Avatar — Sube una foto de perfil para que tu equipo pueda identificarte fácilmente en las conversaciones.
- Estado de Disponibilidad — Configúrate como En línea, Ocupado o Desconectado (consulta la siguiente sección para más detalles).
Consejo: Establece un nombre para mostrar claro y sube un avatar para que tus compañeros puedan identificar rápidamente quién está atendiendo cada conversación.
Configurando tu Disponibilidad
Tu estado de disponibilidad le indica al sistema y a tus compañeros si estás atendiendo conversaciones activamente. AstraChat ofrece tres estados:
En línea
Estás activamente disponible. Las nuevas conversaciones pueden asignarse automáticamente a ti según la configuración de tu bandeja de entrada.
Ocupado
Estás trabajando pero es posible que no puedas atender nuevas conversaciones de inmediato. El comportamiento de la asignación automática depende de la configuración de tu cuenta.
Desconectado
No estás disponible. No recibirás nuevas conversaciones asignadas automáticamente mientras estés en este estado.
Cómo cambiar tu disponibilidad
- 1 Haz clic en tu avatar en la esquina inferior izquierda de la barra lateral de AstraChat.
- 2 Selecciona el estado deseado en el menú desplegable.
Tu estado se actualiza inmediatamente y es visible para todos los miembros del equipo.
Preferencias de Notificaciones
Manténte informado sobre eventos importantes sin sentirte abrumado. AstraChat te permite ajustar tanto las notificaciones por email como las notificaciones push.
Cómo configurar tus notificaciones
- 1 Ve a Configuración Personal (haz clic en tu ícono de perfil en la esquina inferior izquierda).
- 2 Selecciona la pestaña Notificaciones.
- 3 Activa o desactiva las notificaciones que deseas recibir:
- Nueva conversación asignada — Recibe una notificación cuando se te asigna una conversación.
- Nuevo mensaje en conversación asignada — Recibe alertas cuando un cliente envía un nuevo mensaje en una conversación que te pertenece.
-
Menciones — Recibe una notificación cuando un compañero te menciona usando
@en una nota privada o conversación. - Nueva conversación creada — Recibe una notificación cada vez que llega una nueva conversación (útil para gerentes).
Para habilitar las notificaciones push, asegúrate de permitir las notificaciones en tu navegador cuando se te solicite. Las notificaciones push funcionan en Chrome, Firefox, Edge y otros navegadores modernos.
Nota: Las notificaciones por email se envían a la dirección de correo configurada en tu perfil. Asegúrate de que sea correcta para no perderte alertas importantes.
Firma de Mensaje Personal
Crea una firma personal que se agrega automáticamente a tus mensajes salientes. Esto es útil para añadir tu nombre, cargo o información de contacto.
Cómo configurar tu firma
- 1 Ve a Configuración Personal (haz clic en tu ícono de perfil en la esquina inferior izquierda).
- 2 Navega a la sección Firma de Mensaje.
- 3 Usa el editor de texto enriquecido para componer tu firma. Puedes dar formato al texto con negrita, cursiva, enlaces y más.
- 4 Haz clic en Guardar para aplicar tu firma.
Al redactar un mensaje, puedes activar o desactivar tu firma para mensajes individuales usando el botón de firma en la barra de herramientas del editor de mensajes.
Nota: Las imágenes en línea dentro de las firmas solo son compatibles con los canales de correo electrónico y chat web. Otros canales como WhatsApp y Facebook pueden no mostrar imágenes en línea dentro de las firmas.
Administrar Agentes (Administrador)
Los administradores pueden agregar y eliminar agentes para controlar quién tiene acceso a tu cuenta de AstraChat.
Agregar Agentes
- 1 Ve a Configuración en la barra lateral.
- 2 Haz clic en Agentes.
- 3 Haz clic en el botón Invitar Agente.
- 4 Ingresa la dirección de correo electrónico del agente.
- 5 Selecciona su rol:
Administrador
Acceso completo a todas las configuraciones, agentes, bandejas de entrada, equipos y configuración de la cuenta.
Agente
Acceso a conversaciones, contactos y reportes. No puede modificar la configuración a nivel de cuenta.
- 6 Haz clic en Enviar Invitación. El agente recibirá un correo electrónico con instrucciones para configurar su cuenta.
Eliminar Agentes
Para eliminar un agente, ve a Configuración → Agentes, busca al agente en la lista y haz clic en el botón eliminar. El agente perderá el acceso a la cuenta de inmediato. Las conversaciones asignadas a él deberán ser reasignadas.
Creación de Equipos
Los equipos te permiten agrupar agentes por departamento o función, facilitando el enrutamiento de conversaciones a las personas correctas.
Cómo crear un equipo
- 1 Ve a Configuración en la barra lateral.
- 2 Haz clic en Equipos.
- 3 Haz clic en Crear Equipo.
- 4 Ingresa un nombre de equipo y una descripción opcional.
- 5 Agrega agentes al equipo seleccionándolos de la lista.
- 6 Haz clic en Guardar para crear el equipo.
Una vez creados, los equipos pueden recibir conversaciones asignadas de la misma forma que los agentes individuales. Esto es particularmente útil para flujos de trabajo de enrutamiento. Por ejemplo:
Equipo de Ventas
Atiende consultas entrantes sobre precios y planes.
Equipo de Soporte
Gestiona problemas técnicos y resolución de incidencias.
Equipo de Facturación
Responde preguntas sobre pagos y facturas.
También puedes usar reglas de automatización para asignar conversaciones automáticamente a equipos específicos basándote en palabras clave, etiquetas o fuente de la bandeja de entrada.
Configuración de Bandejas de Entrada
Las bandejas de entrada representan los canales que has conectado a AstraChat. Cada bandeja de entrada corresponde a un canal de comunicación como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, correo electrónico, Telegram o un widget de chat en vivo para tu sitio web.
Cómo ver y configurar tus bandejas
- 1 Ve a Configuración en la barra lateral.
- 2 Haz clic en Bandejas de Entrada para ver todos tus canales conectados.
- 3 Haz clic en cualquier bandeja de entrada para acceder a su configuración.
Opciones de configuración por bandeja
- Asignación automática — Asigna automáticamente nuevas conversaciones a agentes o equipos disponibles. Puedes configurar asignación por turnos (round-robin) o limitar el número máximo de conversaciones por agente.
- Encuestas de CSAT — Habilita encuestas de satisfacción del cliente que se envían después de resolver una conversación. Los clientes pueden calificar su experiencia y dejar comentarios.
- Mensajes de Bienvenida — Configura un mensaje de bienvenida automático que se envía a los clientes cuando inician una nueva conversación.
- Horario de Atención — Define el horario de trabajo de tu equipo. Fuera del horario de atención, los clientes verán un mensaje de ausencia y las conversaciones se pondrán en cola hasta que tu equipo esté disponible.
Consejo: Configura cada bandeja de entrada individualmente para que coincida con las expectativas de ese canal. Por ejemplo, los clientes en el chat web esperan respuestas más rápidas que por correo electrónico, por lo que es posible que desees diferentes reglas de asignación automática para cada uno.