Antes de empezar
Conectar WhatsApp toma unos minutos. AstraChat se vincula a su número igual que WhatsApp Web: usted escanea un código QR con el teléfono y, desde ese momento, los mensajes de ese número llegan a AstraChat y su equipo puede responderlos desde ahí.
Necesita
- Ser administrador de la cuenta de AstraChat. Los agentes no ven la opción de conectar números.
- El teléfono con el número que desea conectar, con WhatsApp o WhatsApp Business instalado y con internet.
- Que el número no esté conectado a otra plataforma de atención o de envíos (otro CRM, un bot o una API de WhatsApp). Un número solo puede trabajar con un sistema a la vez; desconéctelo del otro antes de empezar.
- Una computadora con el navegador abierto en AstraChat, para mostrar el código QR en pantalla.
Un número por plan: cada plan incluye un número de WhatsApp. Si necesita otro, escríbanos a app@astranexo.com. Vea Planes y facturación.
Conectar paso a paso
En AstraChat
- 1 En la barra lateral, abra Ajustes → Entradas.
- 2 Haga clic en Añadir bandeja de entrada y elija WhatsApp.
- 3 Elija la tarjeta WhatsApp con código QR. Se abre la página de configuración de WhatsApp de AstraChat (Números de WhatsApp).
- 4 Haga clic en Conectar Nuevo Número. En unos segundos aparece el código QR.
En el teléfono
- 1 Abra WhatsApp (o WhatsApp Business).
- 2 En Android, toque el menú ⋮; en iPhone, vaya a Configuración.
- 3 Toque Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
- 4 Apunte la cámara al código QR de la pantalla.
Cuando el teléfono termina de vincularse, la página muestra ¡Conectado! con el número. Desde ahí puede volver con Ir a AstraChat.
Consejo: el código QR se renueva solo cada pocos segundos mientras espera. Si el teléfono dice que el código no es válido, espere a que cambie y vuelva a escanearlo.
Guarde la página: agregue la página Números de WhatsApp a los favoritos del navegador. Desde ella puede ver el estado del número y reconectarlo más adelante. También puede volver a abrirla en cualquier momento con los mismos pasos (Ajustes → Entradas → Añadir bandeja de entrada → WhatsApp → WhatsApp con código QR).
Qué significa cada estado
La página Números de WhatsApp muestra cada número conectado con su estado:
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Conectado | El número funciona: los mensajes llegan a AstraChat y las respuestas salen. | Nada. |
| Esperando escaneo | AstraChat está listo, pero falta escanear el código QR con el teléfono. | Haga clic en Reconectar y escanee el código. |
| Iniciando... | La conexión se está preparando. Suele durar unos segundos. | Espere y recargue la página. |
| Desconectado | El número no está vinculado. No llegan mensajes nuevos. | Haga clic en Reconectar y escanee el código. |
| Fallido | La conexión se perdió, por ejemplo porque el dispositivo se quitó desde el teléfono o WhatsApp cerró la sesión. | Haga clic en Reconectar y escanee el código. Si sigue igual, escríbanos. |
Desconectar: el botón Desconectar cierra la sesión de WhatsApp en AstraChat. El historial de conversaciones se conserva, pero dejan de llegar mensajes hasta que vuelva a escanear el código.
Después de conectar
AstraChat crea automáticamente una bandeja de entrada para el número, llamada WhatsApp 1. Antes de empezar a atender, haga estas tres cosas:
1. Póngale un nombre claro
En Ajustes → Entradas, abra la bandeja WhatsApp 1 y, en la pestaña Ajustes, cambie el Nombre de la bandeja de entrada, por ejemplo "WhatsApp Tienda Ejemplo".
2. Agregue a los agentes
En la pestaña Colaboradores de la bandeja, agregue en Agentes a las personas que van a responder por este número. Solo ellas verán estas conversaciones. Ahí mismo puede activar o desactivar la asignación automática de conversaciones nuevas.
3. Haga una prueba
Desde otro teléfono, envíe un mensaje al número conectado, por ejemplo "Hola, es una prueba". En unos segundos debe aparecer como una conversación nueva en AstraChat. Respóndalo desde AstraChat y confirme que la respuesta llega al otro teléfono.
Consejo: los contactos pueden aparecer con su número de teléfono como nombre hasta que WhatsApp comparta su nombre. Puede editar el nombre del contacto cuando lo necesite.
Cómo mantenerlo conectado
La conexión depende del teléfono. Para que no se interrumpa:
- Mantenga el teléfono encendido y con internet de vez en cuando. No necesita estar siempre abierto, pero si el teléfono pasa muchos días sin conexión (alrededor de 14), WhatsApp cierra los dispositivos vinculados.
- No quite el dispositivo vinculado de la lista de Dispositivos vinculados del teléfono. Si lo quita, AstraChat deja de recibir mensajes en ese momento.
- No desinstale WhatsApp ni cambie el número de teléfono de la cuenta de WhatsApp sin avisarnos.
- Tenga en cuenta que WhatsApp puede pedir que vuelva a vincular los dispositivos de vez en cuando, por ejemplo después de una actualización o un cambio de teléfono. Es normal: basta con reconectar.
Si se desconecta
Señales de una desconexión
- Dejan de llegar mensajes de WhatsApp a AstraChat, aunque los clientes le escriben.
- Los mensajes que envía desde AstraChat no llegan al cliente.
- En el teléfono, AstraChat ya no aparece en Dispositivos vinculados.
- La página Números de WhatsApp muestra Desconectado, Esperando escaneo o Fallido.
AstraChat vigila los números conectados: cuando uno se desconecta, nuestro equipo recibe una alerta y le avisa por correo. No espere al aviso si nota alguna de estas señales.
Cómo reconectar
- 1 Abra la página Números de WhatsApp desde sus favoritos, o desde Ajustes → Entradas → Añadir bandeja de entrada → WhatsApp → WhatsApp con código QR.
- 2 Junto al número, haga clic en Reconectar.
- 3 En el teléfono, vaya a Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escanee el código.
- 4 Espere a ver ¡Conectado! y envíe un mensaje de prueba.
Importante: para reconectar use Reconectar en el número que ya existe, no Conectar Nuevo Número. Así las conversaciones siguen en la misma bandeja de entrada.
Mensajes recibidos mientras estuvo desconectado: no se importan automáticamente al reconectar. Siguen en el teléfono. Si necesita traerlos a AstraChat, escríbanos a app@astranexo.com indicando el número y desde cuándo estuvo desconectado.
Si la página dice "Enlace de configuración inválido": el enlace guardado ya no sirve. Vuelva a abrir la página desde Ajustes → Entradas como se indica arriba y guarde el enlace nuevo.
Responder desde el teléfono
El número sigue funcionando en el teléfono. Si alguien responde a un cliente desde WhatsApp en el teléfono, esa respuesta también queda registrada en AstraChat: aparece en la conversación como una nota privada marcada con 📱, que indica que se envió desde WhatsApp. Los reportes de calidad la cuentan como respuesta "Desde el teléfono".
Aun así, le recomendamos responder siempre desde AstraChat:
- El equipo ve quién respondió y qué se dijo, sin depender de un teléfono.
- Las respuestas desde AstraChat cuentan para la asignación, el estado de la conversación y los tiempos de respuesta.
- Puede usar respuestas predefinidas, notas privadas y, en los planes que la incluyen, la ayuda de la IA.
Cómo evitar bloqueos
WhatsApp puede restringir o bloquear números que considera spam. AstraChat está pensado para atender a clientes que le escriben, no para envíos masivos. Para cuidar su número:
- No envíe mensajes masivos ni el mismo texto a muchas personas seguidas.
- No escriba en frío a personas que nunca le han escrito ni le dieron su número para que las contacte.
- Responda con mensajes personales y útiles. Si un cliente le pide no recibir más mensajes, respételo.
- Evite enviar muchos enlaces o archivos a contactos nuevos.
Más información en nuestro blog:
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el número conectado?
Sí. Escríbanos a app@astranexo.com antes de hacerlo y le ayudamos a cambiarlo sin perder el historial ni dejar conversaciones a medias.
¿Puedo conectar dos números?
Cada plan incluye un número de WhatsApp. Si necesita un segundo número, escríbanos y revisamos la opción para su cuenta.
¿Sirve WhatsApp normal o necesito WhatsApp Business?
Funcionan los dos. Para un negocio le recomendamos WhatsApp Business, porque permite perfil de empresa, horario y catálogo. El proceso para conectarlo es el mismo.
¿Puedo seguir usando WhatsApp en el teléfono?
Sí. El teléfono sigue funcionando con normalidad y lo que responda desde ahí queda registrado en AstraChat. Vea Responder desde el teléfono.
¿Puedo enviar plantillas o campañas de WhatsApp?
No. La conexión por código QR sirve para conversar con los clientes que le escriben. AstraChat no ofrece plantillas ni campañas de WhatsApp.
¿Quién puede conectar o reconectar el número?
Solo los administradores de la cuenta. Si un agente intenta abrir la tarjeta WhatsApp con código QR, verá el aviso de que solo un administrador puede conectar números.